Datenschutzerklärung für FokaOffice

1. Verantwortlicher

FOKALiS - AI Engineering & Media, Inhaber Matthias Weggel, Krippleinstraße 3, 95490 Mistelgau, E-Mail: mail@fokalis.de.

2. Wofür diese Erklärung gilt

Sie gilt für die Daten, die FOKALiS als Anbieter von FokaOffice selbst verarbeitet: Konten der Nutzer, Stammdaten der Kundenfirmen, Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten sowie technische Protokolle. Was Kunden in FokaOffice über ihre eigenen Kunden, Lieferanten und Beschäftigten erfassen, verarbeitet FOKALiS in deren Auftrag nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung; verantwortlich ist dafür der Kunde.

3. Konto und Anmeldung

Für das Konto verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, ein verschlüsselt gespeichertes Passwort und die Zugehörigkeit zu Firmen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zum Angemeldet-Bleiben setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie; Cookies zu Werbung oder Statistik gibt es nicht.

4. Abo, Rechnungen und Zahlung

Für das Abo verarbeiten wir die Firmendaten (Name, Anschrift, E-Mail, USt-IdNr.), die Vertragsdaten (Stufe, Zahlweise, Zeitpunkt und Person des Abschlusses) und die Rechnungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung von Rechnungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB.

Rechnungen und Zahlungen wickelt unser eigenes Abrechnungssystem (FOKALiS CMS, auf demselben Server) ab. Zum Einzug per Lastschrift oder Karte geben wir Firmenname und E-Mail-Adresse an Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland, weiter. IBAN bzw. Kartendaten gibst du direkt bei Stripe ein; wir sehen nur die letzten Stellen. Stripe kann Daten an Stripe, Inc. (USA) übermitteln; Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework. Stripe ist für die Zahlungsabwicklung selbst verantwortlich: stripe.com/de/privacy.

5. Hosting, E-Mail und Protokolle

FokaOffice läuft auf einem Server der ZAP-Hosting GmbH, Hafenweg 8, 48155 Münster, in Deutschland (Auftragsverarbeitung). E-Mails aus FokaOffice versenden wir über Google Workspace (Google Ireland Limited, Dublin); dabei kann eine Übermittlung an Google LLC (USA) erfolgen, Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework.

Damit FokaOffice funktioniert und sicher bleibt, verarbeitet der Server bei jedem Aufruf deine IP-Adresse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen legen wir nicht an. Technische Fehlerprotokolle enthalten keine IP-Adressen; sie werden automatisch überschrieben, sobald sie eine feste Größe erreichen.

Bei der Anmeldung speichern wir zur Sitzung deine IP-Adresse und die Kennung deines Browsers, ebenso bei wesentlichen Vorgängen in FokaOffice (z. B. Festschreiben, Abo-Änderungen) im Protokoll der Firma – damit sich fremde Zugriffe erkennen und aufklären lassen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Nach sieben Tagen löschen wir IP-Adresse und Browser-Kennung automatisch. Untersuchen wir einen Sicherheitsvorfall, sichern wir die betroffenen Einträge vorher und bewahren sie auf, bis der Vorfall geklärt ist. Person, Zeitpunkt und Vorgang bleiben im Protokoll der Firma erhalten, solange die Firma besteht und die Aufbewahrungspflichten es verlangen.

6. Speicherdauer

Kontodaten speichern wir, bis das Konto gelöscht wird. Rechnungen und Buchungen bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf (Rechnungen und Buchungsbelege acht, Bücher zehn Jahre). Was Kunden in FokaOffice erfasst haben, löschen wir 90 Tage nach Vertragsende, auf Wunsch des Kunden spätestens zwölf Monate danach; Firmen mit festgeschriebenen Belegen oder Buchungen bewahren wir auf Weisung des Kunden schreibgeschützt bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist auf (AGB Ziffer 9). Sicherungskopien werden spätestens 14 Monate nach ihrer Erstellung überschrieben; bis dahin werden sie nur zur Wiederherstellung genutzt.

7. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 15–21 DSGVO). Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, etwa beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht.