Allgemeine Geschäftsbedingungen für FokaOffice

1. Geltungsbereich

Diese Bedingungen gelten für die Nutzung der Software FokaOffice, angeboten von FOKALiS - AI Engineering & Media (Inhaber Matthias Weggel), Krippleinstraße 3, 95490 Mistelgau („FOKALiS“), durch ihre Kunden („Kunde“).

FokaOffice richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verbraucher können keinen Vertrag schließen; beim Abschluss bestätigt der Kunde, als Unternehmer zu handeln.

Diese Bedingungen gelten ab der Registrierung, auch für die kostenlose Testphase.

Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn FOKALiS ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

2. Leistung

FOKALiS stellt FokaOffice als Software über das Internet bereit (Software as a Service). Der Umfang richtet sich nach der gewählten Stufe und der Leistungsbeschreibung in ihrer bei Abschluss gültigen Fassung, soweit sie nicht nach Ziffer 2 Abs. 3 oder Ziffer 11 geändert wird.

Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit das einfache, nicht übertragbare Recht, FokaOffice für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen.

FOKALiS entwickelt FokaOffice laufend weiter. Ohne Ankündigung zulässig sind Änderungen, die den in der Leistungsbeschreibung vereinbarten Umfang der Stufe nicht einschränken: Fehlerbehebungen, Sicherheitsupdates, Leistungs- und Stabilitätsverbesserungen, eine geänderte Bedienung oder Gestaltung sowie zusätzliche Funktionen, die FOKALiS ohne Aufpreis bereitstellt. Änderungen der Leistungsbeschreibung selbst – insbesondere der Wegfall oder die wesentliche Einschränkung einer dort genannten Funktion oder die Verschiebung einer Funktion in eine höhere Stufe – richten sich nach Ziffer 11.

FokaOffice ist ein Werkzeug. Für die Richtigkeit der erfassten Daten, die steuerliche und buchhalterische Beurteilung, fristgerechte Meldungen und die Aufbewahrung nach §§ 147 AO, 257 HGB bleibt der Kunde verantwortlich. FokaOffice ersetzt keine Steuerberatung.

3. Testphase und Vertragsschluss

Nach der Registrierung kann der Kunde FokaOffice 14 Tage kostenlos und mit allen Funktionen testen. Die Testphase endet von selbst; sie verlängert sich nicht kostenpflichtig. Danach bleiben die Daten nach Ziffer 9 lesbar und exportierbar.

Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde in FokaOffice unter „Abo“ eine Stufe und eine Zahlweise wählt, diesen Bedingungen, der Leistungsbeschreibung und dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung zustimmt und auf „Zahlungspflichtig abschließen“ klickt. FOKALiS bestätigt den Vertrag per E-Mail.

Schließt der Kunde während der Testphase ab, gilt die gewählte Stufe sofort; berechnet wird erst ab dem Tag, an dem die Testphase geendet hätte.

Vor dem Abschluss kann der Kunde Stufe und Zahlweise jederzeit ändern. Der Vertrag wird in deutscher Sprache geschlossen. FOKALiS speichert den Vertragstext und zeigt die Vertragsdaten unter „Abo“ an; die Vertragsunterlagen in der zugestimmten Fassung erhält der Kunde mit der Bestätigung per E-Mail.

4. Preise und Zahlung

Es gelten die Preise der Leistungsbeschreibung in der Fassung bei Abschluss, solange sie nicht nach Ziffer 11.2 angepasst oder bei einem Stufenwechsel nach Ziffer 6 neu bestimmt werden. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit sie anfällt.

Berechnet wird im Voraus für den jeweiligen Abrechnungszeitraum: monatlich oder jährlich. Bei jährlicher Zahlung werden 10 Monatspreise für zwölf Monate berechnet.

Der Kunde ermächtigt FOKALiS, die Rechnungsbeträge per SEPA-Lastschrift oder von der hinterlegten Karte einzuziehen. Die Zahlung wird über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd. (Dublin, Irland) abgewickelt. Die Rechnung gilt als Vorabankündigung (Pre-Notification); die Frist dafür wird auf drei Tage verkürzt. Eingezogen wird frühestens drei Tage nach dem Rechnungsdatum. Die Rechnung nennt dazu Betrag, Einzugstag, die Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz.

Wird eine Lastschrift aus Gründen zurückgegeben, die der Kunde zu vertreten hat (z. B. fehlende Deckung, falsche Bankverbindung, unberechtigter Widerspruch), berechnet FOKALiS eine Pauschale von 5,00 € für die entstandenen Bankkosten. Dem Kunden bleibt der Nachweis offen, dass kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist.

5. Zahlungsverzug

Bleibt eine Rechnung offen, erinnert FOKALiS per E-Mail und mahnt in bis zu drei Stufen.

Ist eine Rechnung auch nach der letzten Mahnung nicht bezahlt, darf FOKALiS die Nutzung auf Lesen und Exportieren beschränken (Zurückbehaltungsrecht). Daten werden dadurch weder gelöscht noch verändert. Nach Eingang der Zahlung wird die Beschränkung automatisch aufgehoben.

Weitergehende gesetzliche Rechte, insbesondere Verzugszinsen und die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB, bleiben unberührt.

6. Laufzeit, Wechsel und Kündigung

Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Beide Seiten können ihn jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen; das Sonderkündigungsrecht nach Ziffer 11.3 bleibt unberührt. Der Abrechnungszeitraum beginnt mit dem Rechnungsdatum und dauert bei monatlicher Zahlung einen Monat, bei jährlicher Zahlung zwölf Monate. Wird vor der ersten Rechnung gekündigt, endet der Vertrag mit der Testphase, ohne dass etwas berechnet wird.

Der Kunde kündigt über „Vertrag kündigen“ unter „Abo“ oder in Textform (z. B. per E-Mail). Bei einer ordentlichen Kündigung werden bereits gezahlte Beträge für den laufenden Abrechnungszeitraum nicht erstattet. Kündigt der Kunde mit dem Sonderkündigungsrecht nach Ziffer 11.3 oder endet der Vertrag aus wichtigem Grund, den FOKALiS zu vertreten hat, erstattet FOKALiS im Voraus gezahlte Beträge für die Zeit nach dem Vertragsende taggenau anteilig.

Eine höhere Stufe gilt sofort. Den Preisunterschied für den Rest des laufenden Abrechnungszeitraums berechnet FOKALiS taggenau anteilig mit einer eigenen Rechnung; ab der nächsten Rechnung gilt der höhere Preis. Eine niedrigere Stufe und ein Wechsel der Zahlweise gelten ab dem nächsten Abrechnungszeitraum. Solange noch nichts berechnet wurde, gilt jeder Wechsel sofort und ohne Nachberechnung.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

7. Verfügbarkeit

FOKALiS stellt FokaOffice mit einer Verfügbarkeit von 99 % im Monatsmittel bereit, gemessen am Übergang des Rechenzentrums ins Internet. Angekündigte Wartungsarbeiten zählen nicht als Ausfall; FOKALiS kündigt sie mindestens 48 Stunden vorher an und legt sie nach Möglichkeit in die Nacht oder auf das Wochenende. Eine Vertragsstrafe ist nicht vereinbart.

Störungen, die FOKALiS nicht zu vertreten hat – etwa Ausfälle des Internets, höhere Gewalt oder Angriffe Dritter trotz angemessener Schutzmaßnahmen –, gelten nicht als Leistungsmangel.

8. Pflichten des Kunden

Der Kunde hält seine Zugangsdaten geheim, nutzt sichere Passwörter und gibt Zugänge nur an Personen, die für ihn arbeiten. Er informiert FOKALiS unverzüglich, wenn er einen Missbrauch vermutet.

Der Kunde nutzt FokaOffice nicht für rechtswidrige Zwecke und lädt keine Inhalte hoch, die Schadsoftware enthalten oder Rechte Dritter verletzen.

9. Daten des Kunden

Alle Rechte an den Daten, die der Kunde in FokaOffice erfasst, bleiben beim Kunden. Er kann sie jederzeit exportieren – auch nach dem Ende des Vertrags und während einer Beschränkung nach Ziffer 5.

Nach dem Vertragsende – auch nach einer Testphase ohne Abschluss – bleibt der Zugang zum Lesen und Exportieren 90 Tage bestehen; auf Wunsch des Kunden in Textform bis höchstens zwölf Monate nach Vertragsende. FOKALiS erinnert 30 und 7 Tage vor Ablauf per E-Mail. Danach löscht FOKALiS die Daten.

Enthält die Firma festgeschriebene Belege oder Buchungen, weist der Kunde FOKALiS hiermit an, die Firma statt der Löschung schreibgeschützt bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufzubewahren – bis zum Ende des zehnten Kalenderjahres nach Vertragsende – und sie danach zu löschen. Der Kunde kann jederzeit in Textform verlangen, dass FOKALiS die Firma früher löscht; für seine Aufbewahrungspflichten nach §§ 147 AO, 257 HGB sorgt er dann selbst, etwa durch einen Export.

FOKALiS verarbeitet personenbezogene Daten, die der Kunde in FokaOffice erfasst, in seinem Auftrag. Dafür gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der mit diesem Vertrag geschlossen wird.

10. Haftung

FOKALiS haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.

Bei leichter Fahrlässigkeit haftet FOKALiS nur, wenn eine wesentliche Vertragspflicht verletzt wird – eine Pflicht, deren Erfüllung den Vertrag überhaupt erst ermöglicht und auf die der Kunde vertrauen darf. Die Haftung ist dann auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

Bei Verlust von Daten haftet FOKALiS nur für den Aufwand, der bei regelmäßigem Export durch den Kunden zur Wiederherstellung nötig wäre.

Die verschuldensunabhängige Haftung für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 BGB) ist ausgeschlossen.

11. Änderungen dieser Bedingungen und der Preise

11.1 Änderung der Bedingungen. FOKALiS kann diese Bedingungen und die Leistungsbeschreibung mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn dafür ein sachlicher Grund besteht, etwa geänderte Gesetze oder Rechtsprechung, geänderte technische Anforderungen, Sicherheitsgründe oder neue bzw. geänderte Funktionen. Ausgenommen sind Änderungen des Preises (dafür gilt 11.2) sowie Änderungen, die den Kern der Leistung oder das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung wesentlich verändern; diese bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Kunden.

11.2 Preisänderung. FOKALiS kann die Preise der Leistungsbeschreibung anpassen, wenn und soweit sich die Kosten für die Bereitstellung von FokaOffice ändern, insbesondere für Hosting und Rechenzentrum, Server-Hardware, Zahlungsabwicklung, eingesetzte Fremdsoftware und -dienste, Personal und externe Dienstleister, oder wenn neue gesetzliche Vorgaben zusätzlichen Aufwand verursachen. Die Anpassung darf die tatsächliche Kostenänderung, bezogen auf den Anteil des betroffenen Kostenblocks am Preis, nicht übersteigen; sinkende Kosten gibt FOKALiS nach demselben Maßstab weiter. Eine Erhöhung ist höchstens einmal in zwölf Monaten zulässig, erstmals zwölf Monate nach Vertragsschluss. Sie darf die prozentuale Veränderung des Verbraucherpreisindex für Deutschland (Statistisches Bundesamt, Basis 2020 = 100) seit Vertragsschluss bzw. seit der letzten Erhöhung nicht übersteigen. Übersteigt die nachgewiesene Kostensteigerung diese Grenze außergewöhnlich stark (zum Beispiel bei Hardware- oder Energiepreisen), darf FOKALiS einmalig bis zu 15 % des zuletzt geltenden Preises anpassen; die Kostenentwicklung legt FOKALiS dem Kunden dann auf Verlangen offen. Bei jährlicher Zahlung gilt ein neuer Preis erst ab dem nächsten Abrechnungszeitraum. Für die Ankündigung, das Sonderkündigungsrecht und die Zustimmung gilt 11.3.

11.3 Ankündigung, Zustimmung, Kündigungsrecht. FOKALiS kündigt jede Änderung nach 11.1 und 11.2 mindestens sechs Wochen vor dem Inkrafttreten in Textform an und nennt dabei Grund, Inhalt bzw. neuen Preis und den Zeitpunkt des Inkrafttretens. Der Kunde kann der Änderung bis zum Inkrafttreten widersprechen oder den Vertrag mit Wirkung zum Inkrafttreten kündigen (Sonderkündigungsrecht), auch wenn der laufende Abrechnungszeitraum später endet; bereits im Voraus gezahlte Beträge für die Zeit danach erstattet FOKALiS. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Inkrafttreten und kündigt er nicht, gilt die Änderung als angenommen. Auf die Bedeutung seines Schweigens und auf das Kündigungsrecht weist FOKALiS in der Ankündigung besonders hin. Widerspricht der Kunde, läuft der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen weiter; FOKALiS kann ihn dann zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums ordentlich kündigen.

12. Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand der Sitz von FOKALiS.

Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.